对很多项目经理而言，是没有什么所谓“个人时间”的，因为他们不是在管理项目，而是被工作带着跑，时间自然就被瓜分掉了。
鲁迅曾说过：“时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。”
然而，挤时间这一招已经不能适应时代发展了，取而代之的，是合理安排时间，也就是节约时间。如何合理安排？今天就来聊聊几个方面。
01
谁动了我的时间
时间对于每个人而言，都是最稀缺的资源，对于项目经理亦是如此。“我很忙”三个字绝对能列进项目经理的常用名单里。尤其是当项目经理正在赶死线写材料时，突然要他临时支援某件紧急事务，给出拒绝理由前，一定会先说出“我很忙”。
不少外行认为，项目经理是很轻松的，因为他的工作全部交出去了，只要聊聊天就好，即便出去度假十天半个月，一切工作都会如常进行。内行的人明白，轻松自如的项目经理只是个传说，现实中忙到焦头烂额的项目经理比比皆是。
项目经理为什么这么忙？是谁动了他们的时间？实际上，这是一个综合性的问题，总的来说，因素有三：
1.
工作
一个开发的工作是面对代码的单线程，只需开发好项目经理交待任务即可，一个项目经理的工作是面对各类干系人的复杂线程，每个干系人都要找项目经理办事，事情如潮水涌来，自是应接不暇。
2.
下属
下属是人力资源，只要是资源就有稀缺性，缺的其实是能力强的下属，如果每位下属都很能干，自然就不需要项目经理焦头烂额了。
因为缺乏能力强的下属，所以项目经理总是什么事情都要自己承担：制定计划、做系统架构、监控进度、检查质量、汇报工作、解决重要问题……时间就这样流失掉了。
也因为缺乏能力强的下属，才有了项目经理的职位，不然每个下属都是精兵强将，只要一声令下工作就会自主完成，老板还要你来做什么？
3.
自己
时间是最高贵而有限的资源，对每个人都是公平的，时间管理的不是时间，而是自己。这就像不能管理天要下雨，但你能管理自己出门带伞。不断的自省、学习、积累改善自己的管理方法和行为习惯，对时间利用也必然会变得越来越高效。
02
卓有成效的时间梳理
德鲁克在《卓有成效的管理者》中说过，不能管理时间，便什么都不能管理。如前面所说，时间本身是无法管理的。秒的定义是铯133原子处于非扰动基态时，两个超精细能级间跃迁的固定数值，“固定”二字表明，数值是不会变的，能变的只有人，要在固定的时间里，进行梳理，梳理工作内容，使得工作更有条理、更有成效。
最简单的方法，把工作内容贴出来，然后分解分类分步骤地完成。
03
做事要分轻重缓急
中国有词语叫“轻重缓急”，在国外摇身一变叫做“时间管理四象限法”，自从被提出后，人人奉为圭臬，成为时间管理领域最重要的方法论。
想必各位项目经理定是非常熟悉了，无非就是重要、紧急与否。这里给大家提供一个非常简单粗暴的象限归类，可以留存作为桌面。
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04
项目经理的授权
有一种类型的管理者，他们不论什么事一定要亲自去做，最差也是亲自过问。人们习惯用一个叫“事必躬亲”的成语来赞美他们。但最后的结果要么是把自己累死、要么是项目进度拖延，所以项目经理一定要会下放权力。
1.
工作交出去，并不是授权
授权两个字说起来简单，但做起来效果却会因为而异。有效的授权必须把握以下几个要点：
目标明确：一个合格的目标管理，有五个原则缺一不可，那就是SMART原则，通过此来确定什么人完成在什么时间完成什么样的事情。
跟踪反馈：很多项目经理都会欠缺的一个重要环节：只授权不检查，最后的情况可能就是进度大大延迟，或者与你想要的东西大相径庭，因此项目经理应当经常性对任务完成情况进行检查。
能力辅导：项目经理要对下属的能力有比较准确的把握，在其力所能及的范围内安排工作。最理想的状态是：OKR的目标法，能跳起来够得到的工作内容，不过仍需项目经理主动辅导，加强监控，以便出现偏差时，能及时应对。
2.
不做甩手掌柜
什么可以授权，什么不可以，这要因项目而异，授权不可过度，否则项目经理就成了甩手掌柜，等于放弃对项目的控制权。
工作类别应该这样划分：
- 系统性（制定计划、安排任务、鼓舞士气、项目检查等）工作由项目经理做，具体事务由下属去完成。
- 重要的事情项目经理来做，紧急的事情让下属去完成。
- 决策由项目经理来做，执行由下属去完成。
05
好习惯让工作更有成效
微习惯是建立好习惯的开始，微习惯重点强调的就是“微”，即简单或是小。
每天坚持1个俯卧撑，每天背1个单词，每天读2页书或者写50个字，这就是微习惯。坚持比较简单的事情，完成事情所付出的代价低，对其的抵触情绪就可以忽略不计，行动力自然就提高了。还有一些方法可以辅助形成好习惯：
1.
善用番茄钟
一个番茄钟共30分钟，其中25分钟用来工作，5分钟用来休息，每完成四个番茄钟，就进行一次15-30分钟的较长时间的休息。
善用番茄钟可以让整块时间富有节奏韵律感。
2.
打破帕金森定律的魔咒
英国学者帕金森发现一个规律：“工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。”
帕金森定律的魔咒
帕金森定律就像一个魔咒一个样，困扰着很多人。表面上时间充裕，外部压力太小导致的惰性，最后还是火急火燎的完成。就像因赖床而上班迟到的人常有，但因赖床而误飞机的则很少，因为误机的后果很严重。
DDL就是设置的外部压力，不过对于项目经理而言，约束别人容易，约束自己则很困难。总觉得手头上还有事情，可以再拖一拖，或者刚忙完一个内容，缓一缓再说，时间一下子就跳到了DDL，内心还会高估自己：2小时就能搞完，或者晚一天也没关系。
归根到底，还是内心力量不够强大，面对一点点的外部阻力，就变得消极懒散，不能自我驱动。要主动给自己压力和动力，战胜心中的“懒惰小人”，才能真正解除这个“帕金森魔咒”。
3.
合理利用时间
项目经理有很多工作都需大块时间，比如制定计划、分析风险、关键技术实现等，都需要静下心来较长时间的思考。
但作为一个项目经理，你的时间不是自己能控制的，上级领导、下属成协同部门都有权来随时打扰你。就这样整块的时间被无规律地打成了碎片，所以项目经理常不由自主的感慨：“白天真的做不了事，只能晚上和周末才能工作”。于是工作不息，加班不停，当然连找女朋友的时间都没了，会累了。
时间碎片的问题对项目经理而言是不可避免的，但可以采取更加合理方法的利用时间，将其影响降到最低。
利用九宫格方法，制定规则。将每一天分为八个版块，中间写上日期，天气，其它八个板块根据自己的工作内容DIY，例如签单、讨论技术问题、反馈进展等，尽量固定在一定时间内，这样就可以有效控制碎片的程度。
九宫格法举个例子
碎片时间并非不可利用，比如当你感到劳累的时候，与其喝咖啡硬撑，不如小睡10分钟，效果会更好。
大石头的中间缝隙总能放下小石子。例如与成员沟通、向领导汇报工作、检查成员工作、辅导成员、项目目标回顾、收发邮件等小石子工作一样，完全可以利用小块时间完成。
时间既是个常数，又是个变数。说时间是个常数是因为它给予每个人都是一样的，说时间是个变数是因为同样一个单位时间，在不同人的手中会产生不同的效果。合理安排时间，就等于节约时间。
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