怎样把文件发送到别人的邮箱（如何发送一个友好的提醒邮件）

据不完全统计显示，每天约有超过3190亿封电子邮件传输在大家的邮箱内，而所有行业的平均开信率仅为16.97％。这意味着数十亿封电子邮件在各个收件箱中被忽视。

那么，如何做才能让发出的邮件不显得唐突、而且在不被归为垃圾邮件的前提下被打开呢？友好的提醒邮件不仅可以有效地传达信息和请求，还可以让收件人感受到你的尊重和关心，有助于避免不必要的误解和冲突。在商业和工作场合，一封友好的提醒邮件可以提高你的专业形象和声誉，进而增加你的信任度和合作机会。

当重要的事情即将发生或错过了截止日期时，是最佳的提醒邮件发送时间，一般情况适用于：

• 提醒即将举行的会议或活动；
• 跟进发票或付款；
• 提醒错过的截止日期；
• 重新关联关于一个项目；
• 在申请和面试工作时保持留意。

无论目的何在，要牢记的主要事项是邮件的语气和时机。友好提醒邮件的语气应该是礼貌和专业的，但同时也要紧急和简明扼要。提醒某人错过了截止日期需要与提醒同事何时见面使用不同的语气。如果是需要立即采取行动的情况，例如错过了截止日期，发件人可以使用直截了当的语言。

在邮件主题行中添加“需要采取行动”、“请求”或“提醒”等词汇会立即引起注意，并可以促使收件人采取行动。对于更加随意的提醒，选择活泼但不那么紧急的词汇。邮件主题行中包含“跟进”、“确认”或“下一步”等短语的效果会更好。语气只是友好提醒邮件的一个方面。发件人还需要把握好时机。虽然每种情况没有一个最佳时间，但这些是每种提醒邮件最常见的时间范围。

在发送提醒邮件之前，需要考虑特定情境下的最佳时间。

一般情况下可以参考一下时间区间：

• 即将举行的会议：提前一到两天。给参加会议的人几天的提前时间，因为他们可能需要准备相关事项；
• 即将到来的活动：活动前3到14天。发件人可以在活动前发送多个提醒邮件，以激发热情，并确保每个人都清楚时间和日程安排；
• 即将到期的截止日期：根据项目而异。对于复杂的项目，请给予更多时间，对于简单的任务，请缩短时间框架；
• 过期的付款或截止日期：到期日后的第二天。发件人希望在人们的头脑中时时刻刻提醒他们，并表明正在等待他们采取行动；
• 求职申请：Muse建议等待五到十个工作日后跟进。如果有人向您推荐了该职位，请在联系人力资源团队或招聘经理之前与他们联系以获得见解。这可能看起来很长时间，但Indeed发现44％的求职者在申请后的几周内会收到雇主的回复，仅有37％的求职者会在一周内收到回复；
• 面试：如果面试预定在几周后，请在前一天检查以确保时间仍适用于所有相关方。如果某人应该在面试后与发件人联系，请等待约定的时间后再发送催邮件。仍然没有消息？等待五到七天再发送。

现在作为发件人的你已经知道了发送每封提醒邮件的最佳时间，接下来就是要想好邮件要包含什么内容，以便让您的邮件看起来让人有打开并阅读的意愿，并能够迅速获得回复。

一封友好的提醒邮件在内容上需要明确、友善且简洁。发件人希望礼貌地鼓励收件人采取行动，但不要过于被动，以至于人们忽略了信上的信息。最好的提醒电子邮件具有五个核心要素。

1、主题（ Subject Line）

在邮件中，主题行指的是邮件的标题，通常位于邮件正文上方，是邮件的第一眼印象，也是吸引收件人打开邮件的关键。主题行应该简明扼要地描述邮件的主要内容，同时突出邮件的重要性和紧急性，以吸引收件人的注意力。收件人通过主题行就可以基本了解发件人所要提示的内容。所以对于主题来说，主要的目的就是保持主题的简短并增加紧迫感。

2、问候语（Greeting）

在电邮件中，问候语指的是邮件正文中的一句话，用于向收件人致意并表示问候，通常出现在主题行之后，正文开头的第一句话。问候语可以根据收件人和公司的文化习惯进行选择，同时问候语也为发件人的邮件正文设定了基调。

问候语是邮件的开场白，需要根据收件人和公司的文化习惯进行选择。在非正式场合可以使用更加亲切、轻松的问候方式，而在正式场合则应该使用更加得体、礼貌的问候方式。特殊情况下，如公司规定了固定的问候语，可以遵守公司的规定。

3、正文（Context）

在邮件中，正文就是指邮件的正文部分，用于说明为什么给收件人发送邮件，提供与邮件主题相关的详细信息，并可能包括一些个性化的内容或最新动态，以增强邮件的实用性和亲和力。

在邮件正文中，需要对邮件的主要内容进行说明，让收件人清楚明白。可以提供背景、截止日期等详细信息，使收件人更容易理解邮件的意图。此外，还可以根据收件人的兴趣和公司的最新动态，加入一些个性化的内容，增强邮件的亲和力和实用性。

一份友好的提醒邮件正文需要包含以下几个信息：

• 强调主题行中的紧急性和重要性。
• 提供明确的背景和上下文，让收件人知道为什么你正在给他们发送邮件。
• 提供必要的详细信息，如截止日期、地点、时间等，以便收件人知道应该做什么和何时完成。
• 表达感激之情或者感谢收件人的付出或合作。
• 提供联系方式和任何其他必要的信息，如附件或链接等。

友好的提醒邮件应该尽可能简短和清晰，并使用易于理解和礼貌的语言。同时，邮件应该保持专业性和清晰度，以确保收件人理解邮件的目的和意图。

4、请求（Request）

在邮件中，请求通常是指对收件人提出的需要采取某种行动或回复的要求。请求可以包括请尽快回复邮件、请提供某些信息或文件、请出席会议或活动等。请求通常是邮件的主要目的，因此它应该清晰明确地表达出来，同时尽量简洁明了。在这里不要过于冗长，否则可能会失去收件人的注意力。

例如：

• 请记得在下周二上午10点之前提交报告。
• 请在今天晚些时候之前确认是否能参加下周四的会议。
• 请将合同发票发送到youremail@email.com，并抄送给我。如果您有任何问题，可以通过(123) 456-6666与我取得联系。

5、结尾（Sign-off）

在邮件中，“结尾”通常指的是邮件的结束部分，其中包含一些礼貌用语和署名。在结尾部分，发件人可以再次感谢收件人抽出时间阅读邮件，概括邮件内容的主要要点，并表达期待对方的回复或下一步行动。发件人还可以在结尾部分使用适当的结束语和署名，以便传达您的礼貌和认真态度。

• 感谢您抽出时间来处理此事
• 感谢您将此项目放在优先位置
• 期待您的回复
• 真诚地
• 再次感谢

在邮件的最后，写上发件人的名字后加上额外的背景信息，例如职位、公司名称或联系方式，以便传达更多的内容。

提供清晰的解决方案

发件人的提醒应该明确告知收件人下一步应该做什么。这可以包括简要说明或提供可执行的解决方案。

鼓励回应

发件人如果认为之前发送的消息没有被接收或阅读，请在邮件中鼓励收件人在收到消息后给予回复。这个请求并不难实现，它是确保消息被接收的好方法。

太啰嗦

当发送提醒邮件时，内容需要直入主题，不要在邮件中加入让收件人不想阅读的段落。让提醒简洁明了，这样他们就能快速知道提醒是关于什么的，直截了当。

不必要的道歉。

当发件人重新发送相同的消息时，可能会让人感到烦扰，但是没有必要道歉。友好的邮件提醒就是这样，不要感到抱歉。这份邮件的目的就是在提醒收件人他们想参加或完成的某个事件或截止日期。

友好提醒邮件是一个有效的沟通工具，可以帮助您确保发件人的请求或信息被接收并记住。它们可以用于各种场合，例如追踪某个会议或活动的日期，提醒客户或同事完成某个任务或回复某个问题，或者帮助确保某项计划按时实施。

友好提醒邮件的优势在于，它们是一种非常礼貌和温和的方式来提醒别人某件事。尽管一般情况下都需要发送第二封或第三封提醒邮件，人们会更愿意接受您的请求并感激这个提醒邮件，这也是提醒邮件的目的所在。通过使用友好、简洁的语言和适当的语气，发件人可以增加接收方回应请求或提醒的可能性，并避免引起对方的不满或厌烦。此外，它们也可以提供有关下一步行动的清晰信息，帮助确保发件人请求或信息得到正确处理。

总之，友好提醒邮件是一种非常实用的沟通工具，可以在工作场合或日常生活中派上用场。通过了解如何正确地撰写友好的提醒邮件，您可以更有效地与他人沟通，并提高您的工作效率和组织能力。感谢您的阅读，关于邮件营销的更多问题，也欢迎点击阅读往期内容。