书面沟通在我们的工作中，扮演了很重要的角色。据统计，职场白领，每天有70%的时间用在书面沟通上，包括电子邮件、工作报告、工作方案等等，良好的书面沟通能力，能为我们的工作增色不少。且书面沟通能力本身就是一项必备且重要的工作技能。
邮件沟通，是我们常用的书面沟通形式，在我们初入职场时，在面对邮件的撰写、回复等十分的茫然，不知道怎么写才能让收件人明白我们的意图、不知道应该措辞才是得体的、不知道自己的邮件什么时候该抄送给相关的人员，什么时候是直接给收件人本人就可以的……会在邮件沟通中犯很多的错误后才会慢慢的学会一些技巧。
今天，主要是谈怎么写好邮件。主要分为三部分：
一、首先，需要明白什么时候用邮件会更合适，什么时候用口头沟通、或者是微信等方式就可以。1、 可以用口头沟通、电话或者是微信等简单、直接方式的情况。
1） 只是和对方简单确认方向就行的事项。
2） 时间要求特别紧急且不是很复杂的事项。
3） 文字表述容易产生歧义，表述相对比较困难的事项。
4） 涉及到一些保密信息的，不方便留下记录的。
2、 最好是用邮件的情况
1） 一些重要的，需要留下记录的事项。
例如我们一些会议的记录，需要后续遵照执行，再如，一些需要留下记录方便以后查询的事项。
2） 需要沟通的对方转批、转执行的。
例如我们上级交代给我们一项工作，如果你直接去口头上和涉及这件事的人说，人家不一定就会配合，因为你没有那个权限，但如果你把上级安排你处理的邮件转发给相关人员，人家就知道是你的上级要求的。
3） 涉及到多个沟通对象的。
邮件有这样的好处，不用一个一个的去联系，你可以同时把邮件发送给涉及到的所有人，比较节省时间。
4） 需要对方正式批复的。
5） 沟通的问题比较复杂，对方需要时间考虑的。
6） 沟通的对方不方便接受口头沟通的，如正在忙于其他的工作。
1、 一定要有背景介绍
简明扼要的阐述清楚为什么要写这个邮件，总不能开头就直接说事情，没有任何的背景。
2、 邮件主体内容的要求
邮件的主体内容是我们写这个邮件最想让收件人关注到的东西，绝大部分决定我们这个邮件沟通是否成功，是否能达到自己的目的。
邮件主体的内容需要：
1） 写之前要初步拟一个提纲。
一方面，能让你写邮件比较有思路，另一方面，也能清晰的让收件人知道你的内容。主体的内容可以采取简单的三段式：问题描述、问题解决建议，然后结尾。
2） 问题的描述一定要全面。
要把你写邮件涉及的事项都进行全面的描述。
3） 涉及问题的点都要主动写在邮件中。
例如，和上级汇报一项工作，那邮件内容中，对于这项工作的一些关联事项、一些数据等我们都要主动汇报，不要等上级来问，我们才说。
4） 重点的内容一定要重点提示。
不能全篇都是同样的格式内容，这样，会让收件人看不到你邮件的内容，对于一些重点的信息，可以标注出来。标注的形式可以采取黑体、加粗、下划线等形式，区别于其他内容。
5） 要点式汇报。
不要把所有的内容都糅合在一起，一定要分点，有层次、有逻辑。
6） 要学会分段、空行。
应该所有人对一整段没有进行任何分段、有任何空行的文字看起来都会觉得非常累，累的程度不亚于看到一个60秒的语音。所以，我们邮件的内容，要适当的进行分段、空行，使收件人看邮件时不至于心生烦躁。
7） 有图、有数据，能帮助理解。对于问题的描述，单独的文字并没有那么有说服力，对于相关的数据、图表等，可以穿插到邮件中。
1、 邮件中如果有时限要求，一定要提醒到收件人。
我们都有这样一个体会，在收到一些工作安排时，我们会根据时间的紧急程度来安排，优先处理一些相对紧急、重要的事项，对于一起没那么紧急的事项，通常是排到相对靠后。
所以，如果是有时限限制的事项，一定要在邮件中告知到收件人。
2、 附件需关注的点
1） 附件可有可无时就不要带附件。
附件并不是一个必备的项目，如果是可以不用附件就可以说清楚的事项，就可以不用附件。但如果附件涉及的内容比较多，邮件不能完全呈现，或者是一些证明性的材料，就需要附在邮件中。
2） 附件的重点内容要在邮件中呈现。
在收到那种，直接邮件内容就是“附件请您查阅”，邮件中没有半个字的说明，这种邮件，如果是一些对方比较清楚的情况还相对还好一些，但如果是汇报一项工作给你的领导，这是很不专业的一种做法。
附件只是参考的内容，对于一些重点的内容，我们应该在邮件内容中列出，也算是一种给收件人看附件的思路。
3） 注意附件的格式。
发送一个附件，我们不是只要自己能打开就好，也要考虑到收件人是否能打开，如果收件人不能打开，你这个附件就没有任何意义。
所以，要避免使用一些不常用的文件格式，对于office软件，如果自己使用的是很新的版本，要考虑到收件人使用的是年份较早的版本，所以发送前应该存为低版本也能打开的版本。
4） 重要的附件要设密码。
并不是每个人的邮箱都会设置密码的，难免会出现一些别人可能会看到这个邮件的情况，所以，对于一些需要保密的文件，发出前需要设置密码。
当然，密码相信大家都不会直接在邮件内容中就告诉收件人了，这样就没有设密码的意义了，密码可以采取电话、微信等方式告知收件人。
5） 附件打开的页面应该是最方便看的。
我们发送的文件，一定要考虑到收件人阅读的感受，所以，发送前应该调整为收件人一打开附件能看到附件最重要的信息，或者是附件的最开头。
6） 附件有公式的应该取消。
我们或许都犯过这样的错误：自己做了一个表格，表格中用了函数，数据的来源是其他的表格。这种表格，如果发出去前没有取消公式，那收件人收到就是没有数据内容的。
所以，发出的表格等，如果是有一些来自于不是该张表格的数据，那发出去前应该取消公式。
7） 邮件发出前要核对附件。
我们如果发出邮件前不细心核对，容易出现自己附的附件是错误的，或者是附件忘记带的情况，所以，邮件发出前要仔细核对。
